Управление коворкинговым пространством с Matrix Professional
Формат того, что называется повседневной работой для миллионов жителей нашей планеты, день за днём, претерпевает неизбежные трансформации. Одним из ключевых факторов подобных трансформаций является стремительный рост населения в крупных мегаполисах, с одной стороны, сопровождающийся не менее стремительным ростом стоимости недвижимости, в том числе коммерческой. Именно поэтому понятие совместного использования офисных пространств – коворкинг – всё чаще становится осознанным выбором не только микропредприятий, но и достаточно крупных компаний, стремящихся максимально оптимизировать свои бизнес-процессы. В отличие от традиционного офиса, коворкинги предлагают общее пространство для совместной работы, где в определённое время суток пользователь может воспользоваться как выделенным под него личным пространством (рабочий стол), так и совместно с другими пользователями делить общие зоны (кофе-машина, санузел и т.д). В свою очередь, для систем контроля доступа подобная организация труда создает определенные сложности в управлении, поскольку в такой единой среде необходима настройка прав множества различных пользователей согласно их потребностями, обычно в рамках одного здания с несколькими комнатами и обширными открытыми пространствами. Новые возможности СКУД Matrix Professional, а именно лицензия Workspace Management позволяет оперативно управлять подобным общим офисным пространством
Функция бронирования рабочего пространства позволяет легко управлять как резервированием рабочих столов на день, так и выделением каких-либо конкретных зон или этажей в общем пространстве офиса для использования в назначенное время.
После определения системным администратором областей рабочего пространства здания, которые будут использоваться в качестве коворкинга, пользователи могут самостоятельно забронировать требуемое рабочее пространство с помощью функции Самообслуживание (Self Service) в ПО Matrix. Лица, получившие разрешение на пользование коворкингом, также могут бронировать места от имени других лиц и организовывать встречи для других людей.
После оформления бронирования все пользователи автоматически получают доступ только к зарезервированному рабочему пространству на определенное время. Такое разделение помогает надежно защитить рабочее пространство от несанкционированных посетителей, так как доступ предоставляется только пользователям, получившим соответствующее разрешение для посещения конкретной рабочей зоны.
Система Workspace Management имеет удобный интерактивный интерфейс, позволяющий пользователям оформлять и просматривать данные о бронировании на любых устройствах, включая смартфоны.
Данное решение обеспечивает экономичное управление помещениями и конференц-залами, резервируемыми рабочими столами, отдельными кабинетами и любыми другими зонами в офисных помещениях, которые не закреплены за работниками на постоянной основе, позволяя предлагать коворкинг как услугу
Рабочие зоны в ПО Workspace Management можно описывать отдельно, с указанием доступных опций (например, принтер, магнитно-маркерная доска и т. д.), включая фотографии, для удобства подбора пользователями.
Для осуществления бронирования в системе необходимо выполнить всего 3 простых действия:
1. Найдите доступный офис или рабочее место в разделе Cамообслуживание (Self Service):
Здесь рабочую зону можно найти по дате/времени или другим критериям поиска. Результаты поиска будут отображены в виде списка.
2. Выберите один из вариантов из списка результатов поиска и оформите бронь.
Можно просто выбрать и забронировать рабочее место, выбрав его из общего списка. Кроме того, лица, получившие соответствующее разрешение, могут бронировать рабочие места от имени других лиц.
3. Получите учетные данные для доступа:
Пользователь получит необходимые учетные данные для доступа к забронированному помещению/рабочему месту/столу на требуемое время.
Все забронированные рабочие места отображаются в списке — таким образом, пользователь может легко управлять бронированием в случае необходимости корректировки.
Евгений Кин
Технический Директор
ООО "дормакаба Евразия"