Er zijn maar weinig bedrijven die geen noodplannen hebben voor het geval zich een calamiteit voordoet. Helaas blijken deze plannen in de praktijk vaak gebrekkig, voldoen ze niet altijd aan wettelijke normen en blijken ze vanuit menselijk oogpunt niet zelden moeilijk uit te voeren. Het is van levensbelang dat fouten in de noodplanningen van bedrijven snel geïdentificeerd worden, of beter nog, helemaal worden vermeden.
Effectieve evacuatiesystemen vragen om een nauwgezet plan- en controleproces. Dit omvat veilige routes voor iedereen, voldoende nooduitgangen en goed onderhouden veiligheidsdeuren en noodvoorzieningen. Regelmatige herzieningen en updates zijn essentieel, aangezien plotselinge veranderingen, ongeschikte omgevingen, te complexe of niet-geteste plannen en slecht functionerende apparaten ernstige gevolgen kunnen hebben.
Wat zijn de meest voorkomende fouten in evacuatieplanning?
1. Gebrek aan bewustzijn van en voorbereiding op een noodsituatie bij medewerkers
Een veelgemaakte fout is de aanname dat medewerkers precies weten hoe ze moeten reageren in noodsituaties. Een juiste handelswijze bij noodsituaties vereist echter een duidelijke rol- en taakverdeling. Om deze rol- en taakverdeling goed bij mensen tussen de oren te krijgen, moet er worden getraind. Deze moet grondig en inhoudelijk zijn en regelmatig worden uitgevoerd. Daarnaast moet de training verplicht zijn voor alle medewerkers, vooral voor nieuw personeel. Ook moet de training regelmatig geüpdatet worden, zodat de routines en verantwoordelijkheden bij iedereen altijd vers in het geheugen zitten.
2. Het niet bijwerken van de noodplannen
Noodplannen moeten regelmatig worden bijgewerkt om effectief te blijven en te voldoen aan de regelgeving. Zo kunnen zware boetes worden voorkomen. Essentiële elementen die jaarlijks moeten worden herzien, zijn onder andere: · systemen voor noodrapportage · vluchtroutes en nooduitgangen · procedures voor evacuaties · methoden voor het registreren van medewerkers na een evacuatie · selectie en training van noodhulpteams · contactlijsten voor noodgevallen · vluchtroutesystemen die onbelemmerd, gemakkelijk en snel te openen moeten zijn en moeten voldoen aan de geldende voorschriften
3. Te veel verwachten van hulpdiensten
Volgens de richtlijnen van het Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk (EU-OSHA) moeten werkgevers medewerkers trainen in eerste hulp en reanimatie als ze niet binnen vier minuten een medische hulpactie kunnen garanderen. Aangezien hulpdiensten deze responstijd meestal niet kunnen garanderen, is het van vitaal belang dat bedrijven hun personeel ook trainen in het gebruik van defibrillatoren en het uitvoeren van eerste hulp. Ook is het belangrijk certificeringen up-to-date te houden en medewerkers te instrueren om gewonde collega's niet zelf te vervoeren. Overleg met professionals op het gebied van noodgevallen kan een noodplan verder versterken, door de sterke punten te identificeren en onderdelen aan te wijzen die beter geregeld moeten worden.
4. Onvoldoende inzicht in bezoekers en personeel dat overwerkt
In evacuatieplannen wordt vaak geen rekening gehouden met bezoekers die onbekend zijn met de indeling van de werkplek en de nooduitgangen. Deze groep is dan ook bijzonder kwetsbaar. Ook wordt in de plannen vaak geen rekening gehouden met medewerkers die overwerken en die te maken kunnen krijgen met noodsituaties op momenten dat er minder middelen beschikbaar zijn. Om deze ‘gaten’ op te vullen, is het cruciaal om uitgebreide noodprotocollen voor alle mogelijke scenario’s te ontwikkelen. Protocollen die rekening houden met alle personen op het terrein, inclusief bezoekers en personeel dat overwerkt.
5. Niet weten wie verantwoordelijk is voor de noodplannen
Het is belangrijk dat je bepaalt wie verantwoordelijk is voor de noodplannen. Zo moet duidelijk worden vastgesteld wie verantwoordelijk is voor trainingen en wat de rollen zijn van de beveiligingsafdeling en de managers tijdens noodsituaties. Het is daarbij essentieel om personeel aan te wijzen voor specifieke taken binnen het plan. Bijvoorbeeld het beheren van evacuatieroutes, het bewaken van paniekknoppen, het onderhoud van EHBO-kits, het geven van trainingen en het toedienen van eerste hulp. Het toewijzen van verantwoordelijkheden aan verschillende afdelingen bevordert een grondige planning en een snellere uitvoering tijdens noodsituaties.
6. Onverschilligheid over veiligheidsmaatregelen
Onverschilligheid over veiligheidsmaatregelen is een aanzienlijk risico. Bedrijven en managers moeten voorkomen dat ze denken dat hun werkplek immuun is voor ernstige incidenten. Er kunnen zich altijd onvoorziene gebeurtenissen voordoen. De mate van paraatheid en de frequentie waarmee het noodplan wordt bijgewerkt, bepalen mede de ernst van de gevolgen. Constante waakzaamheid en regelmatige updates van noodprotocollen zijn essentieel om risico's effectief te beperken. We hopen dat je na het lezen van deze blog de valkuilen herkent en evacuatieplanning de aandacht geeft die het verdient.