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Perché il software di gestione degli accessi è fondamentale nel settore dell’ospitalità

Che si tratti di una piccola struttura ricettiva con poche camere o di una catena alberghiera internazionale, senza la giusta soluzione, gestire gli accessi può rappresentare una grande sfida. Quello che rende un sistema di controllo accessi perfettamente integrato è il suo essere versatile e aperto alla tecnologia futura.

Le tessere sono ancora la via da seguire

Anche se alcuni hotel utilizzano ancora le tradizionali serrature e chiavi in metallo, le tessere con chip RFID rappresentano lo standard nel settore alberghiero, grazie alla loro flessibilità e praticità. Con pochi clic è possibile programmare ogni tessera, utilizzata dagli ospiti per aprire le porte e, in alcune strutture, per pagare per servizi aggiuntivi, creando così un'esperienza piacevole dal check-in alla cassa.

La diffusione delle chiavi digitali è in aumento

Conosciute anche come chiavi mobili, le chiavi digitali stanno emergendo come un'opzione di controllo accessi sempre più popolare. Queste chiavi vengono scaricate su uno smartphone tramite l'applicazione dell'hotel. In combinazione con un sistema di il check-in e checkout online, la sosta alla reception diventa superflua.

Secondo l'indagine 2018 Hotel Trends Survey dell'American Hotel & Lodging Association's 2018 Hotel Trends, il numero di hotel negli Stati Uniti che utilizzano dispositivi mobili come chiavi per accedere alle camere è salito dall'1 per cento nel 2012 al 6 per cento nel 2016 e al 17 per cento nel 2018. Hilton ha già implementato la tecnologia nella maggior parte delle loro proprietà in tutto il mondo e Marriott International intende espandere il loro software Mobile Key nel 2020. Il fatto che le principali catene alberghiere si stiano aprendo alle nuove tecnologia rende le chiavi digitali un argomento di punta del settore, e un'opzione che altri albergatori stanno esaminando.

I vantaggi del software di gestione degli accessi

Una soluzione software efficiente per la gestione degli accessi aggiunge valore aggiunto agli hotel creando molteplici vantaggi sia per gli ospiti che per il personale.

  • Aumento dell'efficienza: la produttività e l'efficienza del personale aumentano in quanto il tempo dedicato alle operazioni di check-in e check-out si riduce.
  • Aumento della mobilità: i manager possono gestire gli armadietti a distanza, consentendo al personale di svolgere compiti come il cambio della camera degli ospiti senza dover tornare in reception.
  • Miglioramento dei servizi per gli ospiti: l'aumento dell'efficienza e della mobilità consente ai manager e al personale dell'hotel di concentrarsi sulle esigenze dei loro ospiti.
  • Convenienza: un unico strumento gestisce operazioni come la registrazione degli ospiti, la gestione degli accessi del personale, la gestione della proprietà, i servizi, gli accessi agli ascensori, la verifica delle serrature e la reportistica.
  • Ruoli e profili utente personalizzabili: il software può essere adattato alle esigenze della struttura, ad esempio dando al personale l'accesso a determinate aree in determinati orari, generando punti di accesso comuni e ristretti e impostando la programmazione dei turni del personale.
  • Gestione multi-sito: è possibile gestire insieme più proprietà site in luoghi diversi.

Caratteristiche essenziali

Quando si valuta un software di gestione degli accessi, ci sono diverse componenti che possono aumentare il valore dell'investimento.

  • Semplicità: una soluzione user-friendly significa meno tempo e denaro speso per la formazione del personale sull'utilizzo del software.
  • Flessibilità: il software di gestione degli accessi che si integra con una varietà di altri sistemi di terze parti che possono essere già presenti, come i sistemi di gestione della proprietà (PMS), i chioschi degli ospiti, i sistemi di parcheggio e sistemi di energy management. Tutto ciò riduce la complessità e semplifica il lavoro del personale alberghiero. L'architettura adattabile come l'HTML5 dà al software la possibilità di funzionare su dispositivi mobili e workstation tradizionali senza alcuna perdita di usabilità.
  • Bluetooth: il software Bluetooth-ready consente agli albergatori di adeguarsi in modo semplice alla crescente tendenza della diffusione delle chiavi digitali.